Objednávky v0.993

Stručný manuál k objednávkovému systému

verze manuálu: 0.3

30.12.2014

1       Úvod

Systém „Objednávky“ je určen k řízení procesu objednávání výstroje pro členy cyklistického klubu Vinohradské šlapky. Účelem tohoto manuálu je poskytnout rady pro činnost jednotlivých uživatelů.

Uživatelé se dělí to tří skupin:

1.      Objednavatel

2.      Manažer objednávky

3.      Administrátor

Každá skupina uživatelů má v aplikaci svoje funkce, které budou dále popsány.

2       Seznámení se systémem

Stručné představení fungování systému.

2.1      Základní princip

Objednavatel může pouze objednávat výstroj v rámci aktivní objednávky. 

Objednávku vytváří manažer, který určuje termíny zahájení a ukončení objednávání. Manažer má také k dispozici přehledové souhrny o jednotlivých objednávkách, ale pouze o těch, u kterých je uveden jako manažer.

Administrátor má přístup ke všem objednávkám a může měnit jejich manažery.

Základem objednávání je vytvořená objednávka. Může ji vytvořit manažer nebo administrátor. U objednávky musí být uvedeny termíny zahájení a ukončení objednávání. Dále objednávka musí obsahovat nabídku výstroje, kterou lze objednat. Nabídka se vytváří pro každou objednávku zvlášť výběrem z hlavního seznamu výstroje.

Hlavní seznam výstroje se vytváří samostatně. Pro vytvoření položky v seznamu výstroje musí být nejdříve vyplněn seznam výrobců.

Postupné kroky pro vytvoření objednávky:

1.      Vložit výrobce => Nový výrobce

2.      Vložit výstroj => Hlavní seznam výstroje

3.      Vytvořit novou objednávku => Nová objednávka

4.      Vytvořit nabídku nové objednávky v editaci objednávky => Správa objednávek a tam vybrat příslušnou objednávku.

5.      Objednavatel objednává => Seznam objednávek

6.      Manažer kontroluje objednávky => Správa objednávek a tam výběr pomocí tlačítek  „Souhrn“ nebo „Uživatelé

7.      V rámci kontroly objednávek manažer zaznamenává platby a vydání výstroje.

2.2      Přístup do systému

Do systému objednávek mají přístup pouze registrovaní uživatelé webu Vinohradské šlapky a to podle úrovně oprávnění.

3       Činnosti uživatelů

Objednavatel může pouze objednávat výstroj z otevřených objednávek. Manažer je uživatel, který tyto objednávky vytváří a následně zpracovává. Administrátor má přehled o všem a přístup všude.

3.1      Činnost Objednavatele

Objednavatel si může vybírat výstroj, která je nabízena v jednotlivých objednávkách.  Svůj výběr může měnit jen u otevřených objednávek. Před otevřením a po uzavření objednávky není možné výběr jakkoliv upravovat.

Seznamu objednávek si vybere objednávku a v zobrazené objednávce zadává počet kusů a velikost u zvolené položky výstroje. Může také připojit krátkou poznámku.

U vybrané objednávky jsou také zobrazeny údaje o objednávce včetně termínu ukončení objednávky a variabilního symbolu. Variabilní symbol se zobrazí až po jeho přidělení manažerem objednávky.

3.2      Činnost Manažera

Poznámka:
V tomto manuálu se používá termín „Objednavatel“ pro uživatele, který má oprávnění pouze k objednávání výstroje. Ve vlastní aplikaci je u popisků použit termín „Uživatel“.

Manažer může vykonávat stejnou činnost jako Objednavatel.

Hlavním úkolem Manažera je vytvořit objednávku. Součásti objednávky je vytvoření nabídky výstroje, ze které si bude Objednavatel vybírat.

3.2.1       Postup vytvoření objednávky

Nejdříve se vytvoří vlastní objednávka: Nová objednávka.
Zde se zadá název objednávky (počet znaků je omezen), datum zahájení a ukončení objednávání. Mimo tento termín nebude Objednavatel moci měnit svůj výběr.

Dále se určí manažer objednávky. Pokud manažer, který objednávku vytváří, vybere jiného manažera, nebude už mít k objednávce přístup. Každý manažer má přístup pouze k objednávkám, u kterých je jako manažer uveden. Pokud chce mít k objednávce přístup, musí jako manažera vybrat sám sebe.

Poznámka slouží k upřesnění informací o objednávce.

Zadané údaje se uloží.

3.2.2       Editace objednávky

Přístup k editaci je přes seznam objednávek v Správa objednávek, kde se editace objednávky otevře kliknutím na název objednávky.

Zde se také vkládá prefix variabilního symbolu, který se použije pro generování VS uživatele (viz Vytvoření variabilního symbolu)

3.2.3       Odstranění objednávky

Objednávku lze odstranit v Seznamu objednávek tlačítkem označeným křížkem. Všechny požadavky uživatelů budou tímto krokem zrušeny! Odstranění objednávky nelze vzít zpět.

Pokud požadovaná výstroj již byla zaplacena nebo předána, objednávku nelze zrušit.

3.2.4       Vytvoření nabídky výstroje

Nabídka výstroje pro konkrétní objednávku se vytváří v Editaci objednávky.

U nové objednávky je nabídka prázdná. Vpravo je hlavní seznam výstroje. Z hlavního seznamu se vybírají jednotlivé součásti výstroje zaškrtnutím políčka před názvem výstroje. Všechny vybrané součásti výstroje se vloží do nabídky tlačítkem „Vybrané zařadit do nabídky“.

Dlouhý hlavní seznam lze zkrátit vybráním pouze výstroje od jednoho výrobce. V rozbalovací nabídce se vybere výrobce a tlačítkem „Nastav výrobce“ se seznam omezí pouze na výstroj tohoto výrobce.

Vyřazení z nabídky se provede kliknutím na křížek před položkou nabídky v Nabídka výstroje. Pokud si položku už někdo vybral, vyřazení nebude možné.

3.2.5       Vytvoření hlavního seznamu výstroje

Hlavní seznam výstroje, ze kterého se tvoří nabídka objednávky, se vytváří v Hlavní seznam výstroje. Přístup: Hlavní seznam výstroje.

Hlavním seznamu výstroje  je odkaz na formulář pro vytvoření nové výstroje. Do formuláře se zapíší potřebná data. Nutné je vybrat výrobce v rozbalovací nabídce Výrobce.

3.2.6       Seznam výrobců

Seznam výrobců se vytváří v Nový výrobce.

3.2.7       Vytvoření variabilního symbolu

Variabilní symbol (VS) lze Objednavateli přidělit buď ručně v editaci požadavků objednavatele, nebo ho lze vygenerovat automaticky na základě prefixu vytvořeného v editaci objednávky a interního ID objednavatele. Vygenerovaný VS lze ručně změnit.

Generování VS se provádí v Přehledu požadavků uživatelů, kliknutím na tlačítko „Vygenerovat variabilní symboly“. Symboly, které už byly přiděleny, zůstanou generováním nedotčeny. Takové VS lze měnit pouze v Editaci požadavků uživatele.

3.2.8       Evidence zaplacení a předání

Datum zaplacení objednavatelem a datum předání požadované výstroje objednavateli se zadává v Správa objednávek, kde se klikne na tlačítko „Uživatelé“ v řádku příslušné objednávky.

Na řádku objednavatele se nachází jeho VS, celková částka k platbě a dvě pole pro zadání data platby nebo předání. Jakákoliv změna data se uloží tlačítkem „Uložit“.

Uložená data se zobrazí objednavateli po otevření příslušné objednávky v Seznam objednávek.

3.2.9       Editace požadavků objednavatele

Změnu svých požadavků může provádět objednavatel, jen pokud je objednávka otevřena. Po jejím ukončení (Datum ukončení v editaci objednávky) už změny provádět nemůže.

Změny v požadavcích jednotlivých objednavatelů může provádět manažer objednávky v Přehledu požadavků uživatelů. Přístup je ze Správa objednávek, tlačítko „Uživatelé“. Kliknutím na ikonu tuzka.gif u jména objednavatele, se otevře formulář pro editaci požadavků objednavatele. Ve formuláři lze měnit variabilní symbol. Nový VS se zapisuje do pole a uloží se tlačítkem „Uložit VS“. VS musí být jedinečný, nesmí být použit u jiného objednavatele.

Manažer může měnit počet kusů a velikost u jednotlivých požadavků. Změny se uloží kliknutím na ikonuulozit.gif. Nastavením počtu kusů na „0“ se požadavek zruší. V přehledu požadavku ale zůstane dál jako informace o zásahu manažera. Do souhrnů nebude započítáván.

3.2.10  Příspěvek od klubu

Objednavatel může získat příspěvek na zaplacení požadované výstroje. Příspěvek lze zapsat až po vytvoření variabilního symbolu.

Zadání výše příspěvku se provádí v Editaci požadavků objednavatele ( viz 3.2.9 Editace požadavků objednavatele). Tam se zapíše výše příspěvku a provede se uložení do databáze.

Příspěvek se zobrazuje na obrazovce Přehled požadavků uživatelů v souhrnném řádku uživatele. Zde zobrazená částka K platbě je již konečná částka, která má být objednavatelem zaplacena. Je to celková částka snížená o příspěvek.

3.3      Činnost Administrátora

Administrátor může provádět stejnou činnost jako Manažer, má ale přístup do všech objednávek bez ohledu na to, kde je jejich manažerem.

3.3.1       Změna oprávnění uživatele

Administrátor je jediný, kdo může provádět změnu práv pro jednotlivé uživatele. Provádí se v Seznam uživatelů kliknutím na jméno uživatele a následně výběrem oprávnění.