Objednávky
v0.993
Stručný manuál k objednávkovému systému
verze
manuálu: 0.3
30.12.2014
1
Úvod
Systém „Objednávky“ je určen k řízení
procesu objednávání výstroje pro členy cyklistického klubu
Vinohradské šlapky. Účelem tohoto manuálu je poskytnout rady pro
činnost jednotlivých uživatelů.
Uživatelé se dělí to tří skupin:
1.
Objednavatel
2.
Manažer objednávky
3.
Administrátor
Každá skupina uživatelů má v aplikaci
svoje funkce, které budou dále popsány.
2
Seznámení se systémem
Stručné představení fungování systému.
2.1
Základní princip
Objednavatel může pouze objednávat
výstroj v rámci aktivní objednávky.
Objednávku vytváří manažer, který určuje
termíny zahájení a ukončení objednávání. Manažer má také
k dispozici přehledové souhrny o jednotlivých objednávkách,
ale pouze o těch, u kterých je uveden jako manažer.
Administrátor má přístup ke všem objednávkám a
může měnit jejich manažery.
Základem objednávání je vytvořená objednávka.
Může ji vytvořit manažer nebo administrátor. U objednávky musí být
uvedeny termíny zahájení a ukončení objednávání. Dále objednávka
musí obsahovat nabídku výstroje, kterou lze objednat. Nabídka se
vytváří pro každou objednávku zvlášť výběrem z hlavního
seznamu výstroje.
Hlavní seznam výstroje se vytváří samostatně.
Pro vytvoření položky v seznamu výstroje musí být nejdříve
vyplněn seznam výrobců.
Postupné kroky pro vytvoření objednávky:
1.
Vložit výrobce => Nový výrobce
2.
Vložit výstroj => Hlavní seznam výstroje
3.
Vytvořit novou objednávku => Nová objednávka
4.
Vytvořit nabídku nové objednávky v editaci objednávky =>
Správa objednávek a tam vybrat příslušnou objednávku.
5.
Objednavatel objednává => Seznam objednávek
6.
Manažer kontroluje objednávky => Správa objednávek a tam
výběr pomocí tlačítek „Souhrn“ nebo
„Uživatelé“
7.
V rámci kontroly objednávek manažer zaznamenává platby a vydání
výstroje.
2.2
Přístup do systému
Do systému objednávek mají přístup pouze
registrovaní uživatelé webu Vinohradské šlapky a to podle
úrovně oprávnění.
3
Činnosti uživatelů
Objednavatel může pouze objednávat
výstroj z otevřených objednávek. Manažer je uživatel, který
tyto objednávky vytváří a následně zpracovává. Administrátor má
přehled o všem a přístup všude.
3.1
Činnost Objednavatele
Objednavatel si může vybírat výstroj,
která je nabízena v jednotlivých objednávkách. Svůj
výběr může měnit jen u otevřených objednávek. Před otevřením a po
uzavření objednávky není možné výběr jakkoliv upravovat.
V Seznamu objednávek si vybere
objednávku a v zobrazené objednávce zadává počet kusů a
velikost u zvolené položky výstroje. Může také připojit krátkou
poznámku.
U vybrané objednávky jsou také zobrazeny údaje
o objednávce včetně termínu ukončení objednávky a variabilního
symbolu. Variabilní symbol se zobrazí až po jeho přidělení
manažerem objednávky.
3.2
Činnost Manažera
Poznámka:
V tomto manuálu se
používá termín „Objednavatel“ pro uživatele, který má
oprávnění pouze k objednávání výstroje. Ve vlastní aplikaci je
u popisků použit termín „Uživatel“.
Manažer může vykonávat stejnou činnost jako
Objednavatel.
Hlavním úkolem Manažera je vytvořit
objednávku. Součásti objednávky je vytvoření nabídky výstroje, ze
které si bude Objednavatel vybírat.
3.2.1
Postup vytvoření objednávky
Nejdříve se vytvoří vlastní objednávka:
Nová objednávka.
Zde se zadá název objednávky (počet znaků je omezen), datum
zahájení a ukončení objednávání. Mimo tento termín nebude
Objednavatel moci měnit svůj výběr.
Dále se určí manažer objednávky. Pokud
manažer, který objednávku vytváří, vybere jiného manažera, nebude
už mít k objednávce přístup. Každý manažer má přístup pouze
k objednávkám, u kterých je jako manažer uveden. Pokud chce
mít k objednávce přístup, musí jako manažera vybrat sám
sebe.
Poznámka slouží k upřesnění informací o
objednávce.
Zadané údaje se uloží.
3.2.2
Editace objednávky
Přístup k editaci je přes seznam
objednávek v Správa objednávek, kde se editace
objednávky otevře kliknutím na název objednávky.
Zde se také vkládá prefix variabilního
symbolu, který se použije pro generování VS uživatele (viz
Vytvoření variabilního symbolu)
3.2.3
Odstranění objednávky
Objednávku lze odstranit v Seznamu
objednávek tlačítkem označeným křížkem. Všechny požadavky
uživatelů budou tímto krokem zrušeny! Odstranění objednávky nelze
vzít zpět.
Pokud požadovaná výstroj již byla zaplacena
nebo předána, objednávku nelze zrušit.
3.2.4
Vytvoření nabídky výstroje
Nabídka výstroje pro konkrétní objednávku se
vytváří v Editaci objednávky.
U nové objednávky je nabídka prázdná. Vpravo
je hlavní seznam výstroje. Z hlavního seznamu se vybírají
jednotlivé součásti výstroje zaškrtnutím políčka před názvem
výstroje. Všechny vybrané součásti výstroje se vloží do nabídky
tlačítkem „Vybrané zařadit do nabídky“.
Dlouhý hlavní seznam lze zkrátit vybráním
pouze výstroje od jednoho výrobce. V rozbalovací nabídce se
vybere výrobce a tlačítkem „Nastav výrobce“ se seznam omezí
pouze na výstroj tohoto výrobce.
Vyřazení z nabídky se provede kliknutím
na křížek před položkou nabídky v Nabídka výstroje.
Pokud si položku už někdo vybral, vyřazení nebude možné.
3.2.5
Vytvoření hlavního seznamu výstroje
Hlavní seznam výstroje, ze kterého se tvoří
nabídka objednávky, se vytváří v Hlavní seznam
výstroje. Přístup: Hlavní seznam výstroje.
V Hlavním seznamu výstroje
je odkaz na formulář pro vytvoření nové výstroje. Do
formuláře se zapíší potřebná data. Nutné je vybrat výrobce
v rozbalovací nabídce Výrobce.
3.2.6
Seznam výrobců
Seznam výrobců se vytváří v Nový
výrobce.
Variabilní symbol (VS) lze
Objednavateli přidělit buď ručně v editaci požadavků
objednavatele, nebo ho lze vygenerovat automaticky na základě
prefixu vytvořeného v editaci objednávky a interního ID
objednavatele. Vygenerovaný VS lze ručně změnit.
Generování VS se provádí v Přehledu
požadavků uživatelů, kliknutím na tlačítko „Vygenerovat
variabilní symboly“. Symboly, které už byly přiděleny, zůstanou
generováním nedotčeny. Takové VS lze měnit pouze v Editaci
požadavků uživatele.
3.2.8
Evidence zaplacení a předání
Datum zaplacení objednavatelem a datum
předání požadované výstroje objednavateli se zadává
v Správa objednávek, kde se klikne na tlačítko
„Uživatelé“ v řádku příslušné objednávky.
Na řádku objednavatele se nachází jeho
VS, celková částka k platbě a dvě pole pro zadání data platby
nebo předání. Jakákoliv změna data se uloží tlačítkem
„Uložit“.
Uložená data se zobrazí objednavateli
po otevření příslušné objednávky v Seznam
objednávek.
Změnu svých požadavků může provádět
objednavatel, jen pokud je objednávka otevřena. Po jejím
ukončení (Datum ukončení v editaci objednávky) už změny
provádět nemůže.
Změny v požadavcích jednotlivých
objednavatelů může provádět manažer objednávky
v Přehledu požadavků uživatelů. Přístup je ze Správa
objednávek, tlačítko „Uživatelé“. Kliknutím na ikonu
u jména objednavatele, se otevře
formulář pro editaci požadavků objednavatele. Ve formuláři
lze měnit variabilní symbol. Nový VS se zapisuje do pole a uloží se
tlačítkem „Uložit VS“. VS musí být jedinečný, nesmí být
použit u jiného objednavatele.
Manažer může měnit počet kusů a velikost u
jednotlivých požadavků. Změny se uloží kliknutím na
ikonu. Nastavením počtu kusů na „0“ se požadavek zruší.
V přehledu požadavku ale zůstane dál jako informace o zásahu
manažera. Do souhrnů nebude započítáván.
3.2.10 Příspěvek od
klubu
Objednavatel může získat příspěvek na
zaplacení požadované výstroje. Příspěvek lze zapsat až po vytvoření
variabilního symbolu.
Zadání výše příspěvku se provádí
v Editaci požadavků objednavatele ( viz 3.2.9 Editace
požadavků objednavatele). Tam se zapíše výše příspěvku a provede se
uložení do databáze.
Příspěvek se zobrazuje na obrazovce Přehled
požadavků uživatelů v souhrnném řádku uživatele. Zde
zobrazená částka K platbě je již konečná částka, která
má být objednavatelem zaplacena. Je to celková částka snížená o
příspěvek.
3.3
Činnost Administrátora
Administrátor může provádět stejnou činnost
jako Manažer, má ale přístup do všech objednávek bez ohledu na to,
kde je jejich manažerem.
3.3.1
Změna oprávnění uživatele
Administrátor je jediný, kdo může provádět
změnu práv pro jednotlivé uživatele. Provádí se v Seznam
uživatelů kliknutím na jméno uživatele a následně výběrem
oprávnění.